Ugrás a tartalomra

Adatvédelmi tájékoztató




A Microsoft Magyarország Kft. (a továbbiakban: Microsoft) az Innovációs és Technológiai Minisztérium által biztosított köznevelési Tisztaszoftver program, valamint a programban résztvevő felsőoktatási intézmények által finanszírozott felsőoktatási Tisztaszoftver program keretében otthoni használatra elérhető Microsoft Office 365 programcsomagot biztosít az érintettek számára. A programcsomag igényléséhez szükséges jogosultság ellenőrzését az Oktatási Hivatal (a továbbiakban: Adatkezelő) végzi. Ennek során Adatkezelő biztosítja a jogosultság ellenőrzését végző program és az igénylőfelület működtetését, melyen keresztül a jogosult érintettek hozzáférést szerezhetnek a Tisztaszoftver program keretében elérhető Microsoft termékekhez. A sikeres regisztráció után az elérhető termékek letölthetővé válnak a Microsoft honlapjáról. Jelen tájékoztató célja a Microsoft Office 365programcsomag igénylésével felmerülő lényeges adatkezelési körülmények ismertetése az Európai Parlament és a Tanács 2016/679/EU Rendelete (Általános Adatvédelmi Rendelet, a továbbiakban: GDPR) rendelkezéseivel összhangban.


1. Értelmező rendelkezések:

érintett: azonosított vagy azonosítható természetes személy („érintett”);
Jelen esetben az adatkezeléssel érintettek köre:

- a köznevelésben pedagógus-munkakörben vagy nevelő-oktató munkát közvetlenül segítő munkakörben, aktív vagy tartósan távol lévő jogviszonyban lévő alkalmazottak (a továbbiakban: pedagógusok)

- a köznevelési intézménnyel aktív vagy szünetelő óvodai, tanulói jogviszonyban vagy kollégiumi tagsági jogviszonyban álló gyermekek, tanulók (a továbbiakban: diákok)

- a programban résztvevő felsőoktatási intézményekkel hallgatói, vendéghallgatói és doktorjelölt jogviszonyban álló személyek (a továbbiakban: hallgatók)

személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;;

hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;;

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;;

adatkezelés: személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

A GDPR 13. § (1)-(2) bekezdése alapján, ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét:


a) az adatkezelőnek és - ha van ilyen - az adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;

b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;

c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;

e) adott esetben a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái, ha van ilyen;

f) adott esetben annak ténye, hogy az adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,

(2) Az (1) bekezdésben említett információk mellett az adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában, annak érdekében, hogy a tisztességes és átlátható adatkezelést biztosítsa, az érintettet a következő kiegészítő információkról tájékoztatja:

a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;

b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;

c) a 6. cikk (1) bekezdésének a) pontján vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontján alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

d) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról.

2. Adatkezelő adatai, elérhetősége:

Név: Oktatási Hivatal
Székhely: 1055 Budapest, Szalay u. 10-14.
Tel.: +36 1 374 2100
Email: o365support@oh.gov.hu
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 19.

Adatvédelmi tisztviselő elérhetősége: adatigenyles@oh.gov.hu

Honlap: https://www.oktatas.hu/


3. Az adatkezelés célja:

A Microsoft Office 365 programcsomag ingyenes otthoni elérhetőségének biztosítása a köznevelési intézménnyel aktív vagy szünetelő tanulói jogviszonyban vagy kollégiumi tagsági jogviszonyban álló tanulók (a továbbiakban: diákok), hallgatók, valamint pedagógusok részére. Erre tekintettel az adatkezelés célja, hogy az érintettek az Office 365 programcsomagot – az igénybevétel jogszerűségének (például az igénybevevők cselekvőképessége, tanulói/hallgatói jogviszonya) Adatkezelő általi ellenőrizését követően – ingyenesen elérhessék.


4. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6.cikk (1) bekezdés a) pontja alapján az érintett önkéntes hozzájárulása, melyet az érintett a webes felületen (https://o365.oh.gov.hu) történő regisztrációval, annak során ad meg.


5. Hozzájárulás az adatkezeléshez

Az érintettek hozzájárulásukat az Adatkezelő interneten közzétett, https://o365.oh.gov.hu regisztrációs oldalán elhelyezett elektronikus adatlap szabályos és valóságnak megfelelő adatokkal történő kitöltésével és elektronikus úton történő megküldésével teszik meg. A hozzájárulás indokolás nélkül bármikor visszavonható. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

A 16. évet be nem töltött kiskorú érintettek esetében a hozzájárulást és magát a regisztrációt is a kiskorú törvényes képviselőjének (szülő vagy gyám) szükséges megtennie a fentebb meghatározott regisztrációs oldalon elhelyezett elektronikus adatlap szabályos és valóságnak megfelelő adatokkal történő kitöltésével és elektronikus úton történő megküldésével a GDPR 8. cikk (1) bekezdése alapján. Az érintettek a regisztráció során egyben kérelmezik és hozzájárulnak ahhoz, hogy a programcsomag igénybevételére történő jogosultságot az adatkezelő közhiteles nyilvántartásból ellenőrizze. Ennek során a regisztrációs során megadott oktatási azonosító adat és a születési idő adat (csak a 16. évet be nem töltött kiskorú érintetteknél) az Adatkezelő közhiteles nyilvántartása felé kerül megküldésre ellenőrzés céljából (diákok és pedagógusok esetében a Köznevelés Információs Rendszere, hallgatók esetében a Felsőoktatási Információs Rendszer felé).

A regisztráció illetve a jogosultság ellenőrzése (lásd: személyes adatok kezelésének időtartama) során kötelezően szolgáltatandó adatok vonatkozásában tájékoztatjuk, hogy amennyiben azok egymást követő öt alkalommal hibásan kerülnek megadásra (pl. gépelési hiba miatt), úgy a regisztráció megszakad, és biztonsági okokból a regisztráció folytatásához továbbiakban az ügyfélszolgálat igénybevétele szükséges.

A https://o365.oh.gov.hu oldalon történő, sikeres regisztráció esetén az érintett e-mailben tájékoztatást kap a Microsoft Office 365 program pontos letöltési helyéről és módjáról. Hibás regisztrációt követően az érintett tájékoztatást kap arról, hogy a nyilvántartás szerint nincs jogosultsága a Microsoft Office 365 programcsomag használatára, valamint tájékoztatják az Ügyfélszolgálat elérhetőségeiről is.

A regisztráció folyamata során a hozzájárulás kiterjed arra, hogy az Adatkezelő – a lekérdezést követően - a személyes adatok bizalmas kezelése mellett, de azok továbbítása nélkül, a jogviszony érvényességének megerősítése esetén létrehozza az érintetthez kapcsolódó fiókot és annak kezdő jelszavát. Ennek eredményeképpen a Microsoft Office 365 programcsomag letöltése lehetővé válik. A sikeres regisztrációt követően az érintett a számára biztosított Microsoft Office 365 programcsomagot a https://o365.oh.gov.hu portálon kívül tudja igénybe venni.


6. Kezelt adatok köre

Az érintett által a regisztráció érdekében megadandó adatok: oktatási azonosító szám, születési dátum, e-mail cím.

Amennyiben az érintett 16. életévét még nem töltötte be és helyette és nevében a törvényes képviselő regisztrál, akkor további adatok: törvényes képviselőjének neve, személyi igazolvány száma, törvényes képviselő e-mail címe (Jelen adatok kizárólag a törvényes képviselőtől származó hozzájárulás igazolására szolgálnak, ezen adatok nem kerülnek továbbításra harmadik személynek vagy nyilvántartásnak, megőrzésükre pedig a jelen tájékoztatóban foglalt általános szabályok irányadók).

A weblapon történő regisztráció során rögzítésre kerül az érintett számítógépének IP-címe, valamint a látogatás kezdő és befejező időpontja.
Az érintettre vonatkozó személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő munkatársai ismerhetik meg, az Adatkezelő harmadik személy részére személyes adatot nem továbbít. Adatkezelő adatfeldolgozót nem vesz igénybe. A sikeres regisztráció esetén a fennálló jogviszony érvényességének megerősítését követően a Microsoft oldalán egy személyes adatokat nem tartalmazó, véletlenszerűen generált felhasználónév és jelszó páros jön létre, mely eredményeként a programcsomag letöltése elérhetővé válik. Ennek célja, hogy a Microsoft ellenőrizhesse, hogy az adott személy jogosult-e az adott felhasználói fiókba való belépésre és a Microsoft Office 365 programcsomag letöltésére a vonatkozó weboldalról. Amint a felhasználók ezzel a felhasználónévvel belépnek a Microsoft oldalán, vagyis a portal.office.com-on, egy felugró ablakon lehetőségük van és ajánlott számukra, hogy megváltoztassák azt.

Az érintett saját személyes adatai kezeléséről bármikor tájékoztatást kérhet a 2. pont szerinti elérhetőségeken. Kérheti továbbá adatai helyesbítését, azok törlését vagy az adatkezelés korlátozását.


7. A személyes adatok kezelésének időtartama

A regisztráció során közölt személyes adatokat az Adatkezelő a programcsomag ingyenes elérhetőségének biztosítása alatt kezeli, de legfeljebb az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

Ennek keretében

1. a 16 éven aluli kiskorú nevében és javára, az érintett törvényes képviselője által megtett egyszeri regisztráció és közhiteles nyilvántartásból történő ellenőrzéskérés (pozitív válasz esetén) feljogosítja az érintettet, hogy a kedvezményes programcsomagot annak a tanítási évnek az utolsó napjáig használja, amelyben betölti a 16. életévét.

2. 16 éven felüli által megtett egyszeri regisztráció és közhiteles nyilvántartásból történő ellenőrzéskérés (pozitív válasz esetén) feljogosítja az érintettet, hogy a kedvezményes programcsomagot a tanulói / hallgatói jogviszonya utolsó napjáig használja.


8. Az adatok törlése

1. Abban az esetben, ha a személyes adatok az adatlapon kitöltésre kerültek, azonban azt követően a regisztráció megerősítése, visszaigazolása nem történik meg a megküldött e-mailen keresztül, úgy az adatok a megerősítő, visszaigazoló e-mail kiküldését követő egy hónap elteltével automatikusan törlődnek. Adatkezelő fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben a regisztráció során öt alkalommal hibásan kerülnek megadásra (pl. gépelési hiba miatt) az adatok, úgy biztonsági okokból külön tárolásra kerül az oktatási azonosítóhoz kapcsolódó regisztráció megszakadásának ténye, melynek törlése az egy hónap helyett hat hónapon belül történik meg.

2. Sikeres regisztráció esetén az adatok a jogosultság lejártát követően, a jogosult kezdeményezésére törlődnek. A jogosultság fennálltára vonatkozóan a jogosult a regisztráció során figyelmeztető üzenetet kap, arra vonatkozóan, hogy a programcsomag használatára kizárólag a tanulói / hallgatói jogviszony fennállta alatt jogosult. Amennyiben az érintett tanulói / hallgatói jogviszonya megszűnt, köteles kezdeményezni a regisztrációja törlését.

3. Amennyiben az érintett a jogosultság fennállása alatt vonja vissza hozzájárulását, abban az esetben Adatkezelő az adatokat haladéktalanul törli.


9. Jogorvoslat

Az érintett tájékoztatást kérhet az Adatkezelőtől arról, hogy mely személyes adatait kezeljük, ezt azonban szükség esetén – az adatkezelés jellegére tekintettel, éppen adatainak védelme érdekében – csak előzetes személyazonosítást követően tudja az Adatkezelő biztosítani. Erre irányuló igényét az info@oh.gov.hu e-mail címen vagy az 1. pont szerinti elérhetőségek bármelyikén jelezheti az érintett. Ugyanezen elérhetőségeken fogadja az Adatkezelő az adatkezelés jogszerűségével kapcsolatos panaszokat is.

Az érintett jogainak megsértése esetén az Adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. A per elbírálása a Fővárosi Törvényszék hatáskörébe tartozik. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az Adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, zárolására, törlésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezi.

Az érintettnek joga van továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál bejelentéssel, panasszal élni arra hivatkozással, hogy a személyes adatok kezelésével kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll. A NAIH elérhetőségei:

Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Honlap: www.naih.hu
Telefon: 06-1-391-1400
Telefax: 06-1-391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Javasoljuk, hogy mielőtt a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz vagy a bírósághoz fordulna, keresse meg adatvédelmi tisztviselőnket az adatigenyles@oh.gov.hu központi e-mail-címen vagy a fenti hivatali elérhetőségek valamelyikén.