Ugrás a tartalomra

Adatvédelmi tájékoztató




A Microsoft Magyarország Kft. (a továbbiakban: Microsoft) a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium által biztosított köznevelési Tisztaszoftver program, valamint a programban résztvevő felsőoktatási intézmények által finanszírozott felsőoktatási Tisztaszoftver program keretében otthoni használatra elérhető Microsoft Office 365 programcsomagot biztosít az érintettek számára. A programcsomag igényléséhez szükséges jogosultság ellenőrzését az Oktatási Hivatal (a továbbiakban: Adatkezelő) végzi. Ennek során Adatkezelő biztosítja a jogosultság ellenőrzését végző program és az igénylőfelület működtetését, melyen keresztül a jogosult érintettek hozzáférést szerezhetnek a Tisztaszoftver program keretében elérhető Microsoft termékekhez. A sikeres regisztráció után az elérhető termékek letölthetővé válnak a Microsoft honlapjáról. Jelen tájékoztató célja a Microsoft Office 365programcsomag igénylésével felmerülő lényeges adatkezelési körülmények ismertetése az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban Infotv.) rendelkezéseivel összhangban.


1. Értelmező rendelkezések:

érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy;
Jelen esetben az adatkezeléssel érintettek köre:

- a köznevelésben pedagógus-munkakörben vagy nevelő-oktató munkát közvetlenül segítő munkakörben, aktív vagy tartósan távol lévő jogviszonyban lévő alkalmazottak (a továbbiakban: pedagógusok)

- a köznevelési intézménnyel aktív vagy szünetelő óvodai, tanulói jogviszonyban vagy kollégiumi tagsági jogviszonyban álló gyermekek, tanulók (a továbbiakban: diákok)

- a programban résztvevő felsőoktatási intézményekkel hallgatói, vendéghallgatói és doktorjelölt jogviszonyban álló személyek (a továbbiakban: hallgatók)

személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés;

hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez;

tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri;

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja;

adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése;

Az Infotv. 20. § (2) bekezdése alapján az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.


2. Adatkezelő adatai, elérhetősége:

Oktatási Hivatal
Székhely: 1055 Budapest, Szalay u. 10-14.
Tel.: +36 1 374 2100
Email: o365support@educatio.hu
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 19.

Adatkezelés nyilvántartási száma: NAIH-83433/2015


3. Az adatkezelés célja:

A Microsoft Office 365 programcsomag ingyenes otthoni elérhetőségének biztosítása a köznevelési intézménnyel aktív vagy szünetelő tanulói jogviszonyban vagy kollégiumi tagsági jogviszonyban álló tanulók (a továbbiakban: diákok), hallgatók, valamint pedagógusok részére. Erre tekintettel az adatkezelés célja, hogy az érintettek az Office 365 programcsomagot – az igénybevétel jogszerűségének (például az igénybevevők cselekvőképessége, tanulói/hallgatói jogviszonya) Adatkezelő általi ellenőrizését követően – ingyenesen elérhessék.


4. Az adatkezelés jogalapja

Az adatkezelés jogalapja az Infotv. 5.§ (1) bekezdés a) pontja alapján az érintett önkéntes hozzájárulása, melyet az érintett a webes felületen (https://o365.educatio.hu) történő regisztrációval, annak során ad meg.


5. Hozzájárulás az adatkezeléshez

Az érintettek hozzájárulásukat az Adatkezelő interneten közzétett, https://o365.educatio.hu regisztrációs oldalán elhelyezett elektronikus adatlap szabályos és valóságnak megfelelő adatokkal történő kitöltésével és elektronikus úton történő megküldésével teszik meg.

A 16. évet be nem töltött kiskorú érintettek esetében a hozzájárulást és magát a regisztrációt is a kiskorú törvényes képviselőjének (szülő vagy gyám) szükséges megtennie a fentebb meghatározott regisztrációs oldalon elhelyezett elektronikus adatlap szabályos és valóságnak megfelelő adatokkal történő kitöltésével és elektronikus úton történő megküldésével az Infotv. 6. § (3) bekezdése alapján. Az érintettek a regisztráció során egyben kérelmezik és hozzájárulnak ahhoz, hogy a programcsomag igénybevételére történő jogosultságot az adatkezelő közhiteles nyilvántartásból ellenőrizze. Ennek során a regisztrációs során megadott oktatási azonosító adat és a születési idő adat (csak a 16. évet be nem töltött kiskorú érintetteknél) az Adatkezelő közhiteles nyilvántartása felé kerül megküldésre ellenőrzés céljából (diákok és pedagógusok esetében a Köznevelés Információs Rendszere, hallgatók esetében a Felsőoktatási Információs Rendszer felé).

A regisztráció illetve a jogosultság ellenőrzése (lásd: személyes adatok kezelésének időtartama) során kötelezően szolgáltatandó adatok vonatkozásában tájékoztatjuk, hogy amennyiben azok egymást követő öt alkalommal hibásan kerülnek megadásra (pl. gépelési hiba miatt), úgy a regisztráció megszakad, és biztonsági okokból a regisztráció folytatásához továbbiakban az ügyfélszolgálat igénybevétele szükséges.

A https://o365.educatio.hu oldalon történő, sikeres regisztráció esetén az érintett e-mailben tájékoztatást kap a Microsoft Office 365 program pontos letöltési helyéről és módjáról. Hibás regisztrációt követően az érintett tájékoztatást kap arról, hogy a nyilvántartás szerint nincs jogosultsága a Microsoft Office 365 programcsomag használatára, valamint tájékoztatják az Ügyfélszolgálat elérhetőségeiről is.

A regisztráció folyamata során a hozzájárulás kiterjed arra, hogy az Adatkezelő – a lekérdezést követően - a személyes adatok bizalmas kezelése mellett, de azok továbbítása nélkül, a jogviszony érvényességének megerősítése esetén létrehozza az érintetthez kapcsolódó fiókot és annak kezdő jelszavát. Ennek eredményeképpen a Microsoft Office 365 programcsomag letöltése lehetővé válik. A sikeres regisztrációt követően az érintett a számára biztosított Microsoft Office 365 programcsomagot a https://o365.educatio.hu portálon kívül tudja igénybe venni.


6. Kezelt adatok köre

Az érintett által a regisztráció érdekében megadandó adatok: oktatási azonosító, születési dátum, e-mail cím.

Amennyiben az érintett 16. életévét még nem töltötte be és helyette és nevében a törvényes képviselő regisztrál, akkor további adatok: törvényes képviselőjének neve, személyi igazolvány száma, törvényes képviselő e-mail címe (Jelen adatok kizárólag a törvényes képviselőtől származó hozzájárulás igazolására szolgálnak, ezen adatok nem kerülnek továbbításra harmadik személynek vagy nyilvántartásnak, megőrzésükre pedig a jelen tájékoztatóban foglalt általános szabályok irányadók).

A weblapon történő regisztráció során rögzítésre kerül az érintett számítógépének IP-címe, valamint a látogatás kezdő és befejező időpontja.
Az érintettre vonatkozó személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő munkatársai ismerhetik meg, az Adatkezelő harmadik személy részére személyes adatot nem továbbít. Adatkezelő adatfeldolgozót nem vesz igénybe. A sikeres regisztráció esetén a fennálló jogviszony érvényességének megerősítését követően a Microsoft oldalán egy személyes adatokat nem tartalmazó, véletlenszerűen generált felhasználónév és jelszó páros jön létre, mely eredményeként a programcsomag letöltése elérhetővé válik. Ennek célja, hogy a Microsoft ellenőrizhesse, hogy az adott személy jogosult-e az adott felhasználói fiókba való belépésre és a Microsoft Office 365 programcsomag letöltésére a vonatkozó weboldalról. Amint a felhasználók ezzel a felhasználónévvel belépnek a Microsoft oldalán, vagyis a portal.office.com-on, egy felugró ablakon lehetőségük van és ajánlott számukra, hogy megváltoztassák azt.

Az érintett saját személyes adatai kezeléséről bármikor tájékoztatást kérhet a 2. pont szerinti elérhetőségeken. Kérheti továbbá adatai helyesbítését, azok törlését vagy zárolását, illetve tiltakozhat személyes adatai kezelése ellen.


7. A személyes adatok kezelésének időtartama

A regisztráció során közölt személyes adatokat az Adatkezelő a programcsomag ingyenes elérhetőségének biztosítása alatt kezeli, de legfeljebb az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

Ennek keretében

1. a 16 éven aluli kiskorú nevében és javára, az érintett törvényes képviselője által megtett egyszeri regisztráció és közhiteles nyilvántartásból történő ellenőrzéskérés (pozitív válasz esetén) feljogosítja az érintettet, hogy a kedvezményes programcsomagot annak a tanítási évnek az utolsó napjáig használja, amelyben betölti a 16. életévét.

2. 16 éven felüli által megtett egyszeri regisztráció és közhiteles nyilvántartásból történő ellenőrzéskérés (pozitív válasz esetén) feljogosítja az érintettet, hogy a kedvezményes programcsomagot a tanulói / hallgatói jogviszonya utolsó napjáig használja.


8. Az adatok törlése

1. Abban az esetben, ha a személyes adatok az adatlapon kitöltésre kerültek, azonban azt követően a regisztráció megerősítése, visszaigazolása nem történik meg a megküldött e-mailen keresztül, úgy az adatok a megerősítő, visszaigazoló e-mail kiküldését követő egy hónap elteltével automatikusan törlődnek. Adatkezelő fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben a regisztráció során öt alkalommal hibásan kerülnek megadásra (pl. gépelési hiba miatt) az adatok, úgy biztonsági okokból külön tárolásra kerül az oktatási azonosítóhoz kapcsolódó regisztráció megszakadásának ténye, melynek törlése az egy hónap helyett hat hónapon belül történik meg.

2. Sikeres regisztráció esetén az adatok a jogosultság lejártát követően, a jogosult kezdeményezésére törlődnek. A jogosultság fennálltára vonatkozóan a jogosult a regisztráció során figyelmeztető üzenetet kap, arra vonatkozóan, hogy a programcsomag használatára kizárólag a tanulói / hallgatói jogviszony fennállta alatt jogosult. Amennyiben az érintett tanulói / hallgatói jogviszonya megszűnt, köteles kezdeményezni a regisztrációja törlését.

3. Amennyiben az érintett a jogosultság fennállása alatt vonja vissza hozzájárulását, abban az esetben Adatkezelő az adatokat haladéktalanul törli.


9. Jogorvoslat

Az érintett jogainak megsértése esetén az Adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat az Infotv. 22. § alapján. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. A per elbírálása a Fővárosi Törvényszék hatáskörébe tartozik. A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. A perben fél lehet az is, akinek egyébként nincs perbeli jogképessége. Ha a bíróság a kérelemnek helyt ad, az Adatkezelőt a tájékoztatás megadására, az adat helyesbítésére, zárolására, törlésére, az érintett tiltakozási jogának figyelembevételére kötelezi.

Az érintettnek joga van továbbá a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál vizsgálatot kezdeményezni az Infotv. 52. § (1) bekezdése értelmében.

Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Honlap: www.naih.hu
Telefon: 06-1-391-1400
Telefax: 06-1-391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu